Nejjednodušší způsob, jak vyčistit emailovou schránku

V jedné větě: Na většinu emailů neodpovídejte a ani je nečtěte.

Touto metodou můžete svou schránku vyčistit během několika minut.

Postup může být zhruba následující:

1. Vyberte všechnu nevyžádanou poštu, newslettery, pravidelná oznámení, automatické odpovědi, vtipy, řetězové emaily, reklamy a cokoli dalšího, co není opravdu důležité… a smažte to.
2. Následně na základě názvu zprávy v předmětu vyberte zhruba polovinu zbývajících emailů, které pro vás právě nejsou důležité, a ty archivujte.
3. Ty ostatní rychle přečtěte a také z nich většinu archivujte bez odpovědi. Na těch pár emailů, které vám zbudou, pak odpovězte nebo jinak zareagujte (maximálně na pět). Ty jsou pro vás nejdůležitější.
4. Odpovídejte nanejvýš ve třech větách, a to buď okamžitě, nebo si je přesuňte do kalendáře na později.

Hotovo.

Pomocí této metody zvládnete svou schránku zpracovat klidně během pěti minut.

A co ostatní maily na které je třeba odpovídat? Prezident Obama dostává každý den tisíce dopisů, ale přečte z nich denně pouze deset. Tato metoda vás donutí zjednodušovat a soustředit se jen na to, co je opravdu důležité.

A až ušetříte všechen ten čas, který normálně strávíte u emailu, běžte ven a dělejte něco úžasného.

Především však nevyřizujte své emaily víc než jednou nebo dvakrát denně – zbytek dne se držte od emailu dál.

Zkuste tento postup aplikovat jeden nebo dva dny po sobě a sami uvidíte, zda-li kvůli tomu skončí svět. Vsadím se, že neskončí. Pokud ano, koupím vám pivo, když ne, jedno mi dlužíte.

Celý problém s emaily je o jediné věci: o naší potřebě odpovídat nebo reagovat na vše, co se k nám dostane, místo kvalitního využití času pro něco, co je doopravdy důležité. Nemusíte odpovídat na každý email, reagovat na všechny výzvy a už vůbec ne číst vše, na co narazíte. Můžete si vybrat jen to důležité a zbytek času využít produktivně. A pokud ostatním řeknete, že jste se tímto začali řídit a že nehodláte odpovídat na každý mail, nakonec už od vás ani nebudou odpovědi očekávat.

Poznámka: Uvědomuji si, že tato metoda nemůže fungovat každému, ale sám jsem v úvodu naznačil, že to je jednoduchá metoda. A můžete ji klidně ještě zjednodušit – třeba si vybrat jeden až pět emailů, na které odpovíte nebo zareagujete a zbytek rovnou archivovat.